Comment optimiser la signature de ses emails ?

Combien de temps avez-vous déjà perdu à retrouver les coordonnées de vos différents contacts dans votre boite de réception qui doit bien contenir des centaines voire des milliers de messages ? Cette tâche peut vite devenir agaçante, surtout si elle se répète plusieurs fois par jour. Si vous êtes confronté à ce problème, c’est probablement que vos correspondants n’ont pas suffisamment travaillé et optimisé leur signature de mail. Et vous, avez-vous pensé à votre signature ?

On remarque souvent des défauts des autres, mais on a rarement conscience des siens, c’est pourquoi nous avons décidé aujourd’hui de mettre à votre disposition des conseils pratiques qui vous permettront de proposer une signature complète, optimisée et respectant les bonnes pratiques. N’oubliez pas que votre signature reflète votre image et fait partie intégrante de votre message marketing et surtout de votre visibilité sur la toile. Il est donc indispensable de soigner celle-ci afin de renforcer votre crédibilité.

1. Mentionnez vos coordonnées

C’est le minimum et surtout la base. Elles doivent comprendre :

• Votre nom : surtout si votre adresse email ne le mentionne pas. Exemple : oceane@artionet.com
• Votre fonction / entreprise : c’est le moyen idéal de faire connaitre votre entreprise à vos interlocuteurs qui la connaissent peu ou pas du tout
• Votre adresse email : elle a entièrement sa place au sein de votre signature, ce qui peut être très utile dans le cas où votre correspondant transfèrera vos échanges d’emails pour qu’une autre personne reprenne contact avec vous par exemple
• Un numéro de téléphone auquel vous êtes joignable : il peut s’agir du standard de votre entreprise, de votre mobile ou encore de votre ligne directe. N’oubliez pas de mentionner votre pays et éventuellement votre indicatif téléphonique, surtout si vous travaillez dans un contexte international
• L’URL de votre site web : ce point est essentiel pour attirer encore plus de personnes sur votre site web. C’est l’occasion de faire la promotion de vos produits et / ou services. Un conseil : si vous êtes actif sur le web, ne négligez pas cet élément.

2. Privilégiez des contenus au format HTML

Ce format est le plus supporté par toutes les plateformes et aura toute ses chances de donner un affichage optimal sur la majorité des systèmes de messagerie.

3. Intégrez vos promotions ou bonnes affaires en dessous de vos coordonnées

Rappelez-vous ici que les informations clés restent vos informations de contact, mais vous pouvez sans problèmes inclure ce qu’on appelle une bannière auto promo qui peut être cliquable et renvoyer sur votre site web par exemple.

4. Paramétrez vos images afin qu’elles ne soient pas considérées comme pièces jointes

De nombreuses plateformes peuvent interpréter les images comme des pièces-jointes et de ne pas les afficher voire les bloquer : Utilisez la balise ‘nosend’ lorsque vous intégrez une image : <img src=”http://www.example.com/image.png” nosend=”1″ border=”0″>.

5. Préférez les images cliquables

C’est le bon moyen d’attirer l’œil de vos correspondants et de les diriger vers une page clé de votre site web et de tracker les clics obtenus.

6. N’intégrez pas vos informations de contact dans une image

Copiez des informations depuis une image se révèle compliqué pour la majorité des utilisateurs, de plus si vos images s’affichent mal ou pas du tout, vos correspondants ne verront pas ces informations.

7. Répondez dans un format différent

 Lorsque vous échangez régulièrement des emails avec une même personne et que vous lui répondez, il ne sert à rien d’utiliser la même signature. Pensez simplement à toujours fournir vos informations de contact, mais allégez votre signature en supprimant les différentes images et les bannières.

8. Testez la lisibilité et l’affichage de votre signature

Il est assez surprenant de constater le comportement de vos emails dans les différents clients de messagerie. Le mieux est donc de faire des tests sur différents supports et différentes plateformes : Outlook, Thunderbird, Gmail, Iphone, etc…

Utilisez votre photo pour l’intégrer à votre signature vous donnera un côté beaucoup plus professionnel et crédible. Cette stratégie est également le bon moyen pour vos contacts de mettre un visage sur un nom, surtout si vous travaillez au sein d’une grande entreprise, et que vos correspondants sont en relations avec plusieurs personnes de votre service par exemple.

1. Fixer l’objectif : vous devez regarder droit devant vous pour être immédiatement percutant.
2. Assurez-vous que votre photo soit claire, qu’elle ne présente pas les yeux rouges ou des reflets liés au port des lunettes par exemple
3. Ayez l’air naturel et détendu : proposez une photo sur laquelle vous souriez et sur laquelle vous avez vraiment l’air décontracté
4. Ne portez pas de lunettes ou de chapeau : dégagez votre visage afin d’être facilement identifiable et de ne pas donner l’air que vous vous cachez derrière un accessoire
5. Oubliez les poses ridicules : gardez en tête que votre photo qui accompagnera votre signature reflètera votre image et celle de votre entreprise à 100%
6. Choisissez une photo où vous posez seul : même si vous parvenez à détourer une photo sur laquelle vous êtes plusieurs, cela se verra tout de suite, vous n’aurez pas la même attitude et la même apparence en posant seul ou à plusieurs

Les quelques conseils que nous venons de vous donner vous permettrons d’éviter de passer à côté d’opportunités et de renforcer votre crédibilité auprès de vos différents interlocuteurs. Bien entendu cette stratégie est l’occasion de mettre à profit votre côté créatif et d’exploiter vos compétences en design pour mettre en place une signature qui marquera les esprits et qui ne passera pas inaperçue.